ירידה ברווחיות היא דבר נורמלי בקרב עסקים גדולים קטנים והינה הגיונית בהתחשב ב"מעגל החיים" של העסק. כלומר, עסק הפועל מעל 10 שנים וגדל משנה לשנה, סביר להניח שיחווה רבעון או שניים ואפילו שנה של ירידה ברווחיות.
במקרה "הטוב" הבעיה מתחילה כאשר בעלי ומנהלי החברה יודעים היכן טמונה הבעיה, אך לא יודעים או לא יכולים לפעול בכדי לשנות אותה .
במקרה הפחות טוב, המנהלים אינם יודעים לאתר את הסיבה לירידה ברווחיות וכיצד לנהל תהליך של בדיקה עניינית לזיהוי הבעיה ועצירה של זליגת הכסף, לפני שהחברה תעבור להפסד.
מעבר לניהול תקין של תקציב, אשר יש לנהל ולבקר מדי חודש ולהפיק נתוני אמת, חשוב להבין ולנתח את הנתונים ולפעול בהתאם.
להלן רשימה של נושאים אשר אם אינם מטופלים נכון או מוזנחים בגלל חוסר ידע או קושי בטיפול, יפגעו מאוד ברווחיות, ובמידה שלא יטופלו במהרה יגרמו להפסד.
- תחלופת עובדים לעיתים תכופות – הן במחלקת המכירות והן בתפעול/ייצור. מנהלים לרוב לא מודעים לנזק העצום אשר נגרם לחברה כתוצאה מתחלופת עובדים – הן במישור הכספי והן במישור הסוציאלי.
מצב זה יכול להיווצר כתוצאה מגורמים שונים, לדוגמה. קליטת עובד בתהליך מהיר ושטחי – הנגרם עקב לחץ של המעסיק לקלוט אדם כדי לפתור בעיה. יש חשיבות רבה לניהול תהליך קליטה נכון – ראיונות עומק, בדיקת רקע, ממליצים, תיאום ציפיות, הכנת תהליך חפיפה / לימוד, בקרה של התהליך ווידוא קליטת העובד בתוך המערכת.
בדוגמה הבאה ניתן לראות כמה בעיות בתהליכי קליטה בארגון.
לצוות המכירות חסר עובד – הוחלט לקלוט את דני, לאחר ראיון עבודה קצר הוא מתקבל על סמך קורות החיים שלו וההתרשמות המצוינת של המנכ"ל בראיון האישי. דני קיבל תשובה בסוף ראיון העבודה זה כבר יוצר בעיה כי הוא מקבל הוא שהארגון בלחץ והוא גם לא מקבל זמן לעבד את התשובה.
דורית אשת מכירות ותיקה ומוערכת קיבלה את המשימה להכשיר את דני – דורית לא קיבלה מערך חפיפה מסודר אשר אמור לכלול – קליטה, שיחת היכרות אצל מנהלי המחלקות וביקור של חצי יום בכל מחלקה על מנת להכיר את הפעילות (במחסן, בשטח, בהפצה , במזכירות ועוד.) – ולכן תעביר את תהליך החפיפה כמו שהיא מבינה.
לאחר שבועיים אינטנסיביים דני מחליט לעזוב או שהמנהל מחליט לפטר אותו. למה? דני גילה שהעבודה קשה ולא מתאימה לו. מה קרה? מסתבר שדני לא הצליח להבין את מערכת המחשוב, דני התגלה כבעל אישיות בעייתית ולא מתחבר עם הצוות, הוא מאחר כרוני, דיווחים לא אמינים ועוד.. דורית שהשקיעה את כל מרצה בתהליך ואפילו התחברה לדני מאוד מאוכזבת…כך שבפעם הבאה שדורית תצטרך לקלוט עובד, היא תהיה יותר מסויגת ולכן תהליך החפיפה יהיה פחות טוב ובעקבות זאת העובד ירגיש לא מחובר ויעזוב בגלל שלא ירגיש שייך, בעובד הבא זה יחזור חלילה ואחרי מספר פעמים דורית כבר תבין שמי שמקבל את העובדים בחברה לא יודע לראיין ולבחור נכון ובעקבות זאת רמת הערכה שלה לחברה תרד ובהתאם גם המחויבות שלה וביצועיה.
- העסקת קרובי משפחה או עובדים וותיקים אשר בעקבות הקשר נוצר מצב שלא נעים להעיר להם ולבקר אותם, בעקבות זאת גם העובד לא מתקדם ומקדם את העסק וגם המנהלים מפחדים מתהליך הפיטורים וההשלכות שלו. ניתן לפתור זאת בעזרת גורם מקצועי ומתווך לתהליך.
- עלויות הפצה ושילוח גבוהות ואי התאמה שלהם להיום. פעמים רבות אני נתקל במצבים בהם חברות שולחות מוצרים בעלות נמוכה לאזורים מרוחקים. לדוגמה העסק נמצא בתל אביב ושולח סחורה לנהריה וצפת באותה עלות שבה הוא שולח לנתניה ואשדוד. הפתרון לכך הוא להעלות?? את סכום ההזמנה המינימלי או לייקר את מחיר המשלוח.
- מספר נמוך מהמקובל של נקודות הפצה ועקב כך עלויות שילוח גבוהות – רכבים, נהגים, דלק, בלאי ועוד.
- אי העלאת מחירים מתוך חשש שלקוחות יעזבו ותהיה ירידה במחזור המכירות. מצב זה גורם לירידה ברווחיות החברה.
הדוגמאות הללו ממחישות את המתרחש כמעט בכל חברה אשר נקלעת לירידה ברווחיות. כתוצאה מכך עומס רב מוטל על הבעלים, נוצרת עייפות ואי חשק לעבוד, התרחקות ממחלקות שונות, חוסר רצון לדבר ולטפל במוטיבציה של עובדים, להתעסק בעיקר בכיבוי שריפות ובבעיות דבר אשר מוביל לדיכאון עסקי – ירידה באושר ובעקבותיה ירידה בתפוקות, התנהלות לא נכונה והימנעות מקבלת החלטות מושכלות בהתאם לנדרש.
